【摘要】高等学校的不断发展壮大，赋予了高校办公室更为重要的职责。面对高等教育新的发展形势和校内校外对高校办公室工作的新要求新期待，高校办公室应增强学理研究意识、工作创新意识、方法探究意识、绩效分析意识、特色追求意识，努力为上级服务、为本校领导服务、为基层服务、为社会服务、为师生服务、为校友服务、为家长服务、为兄弟院校服务。本文就此进行了探讨。
【关键词】高校；办公室；管理理念
高校办公室是高等学校的综合办事机构，是下情上达、上情下达，校领导密切联系师生员工，联通校内校外的纽带和桥梁。高校办公室承担着总参谋部、总指挥部、总协调部、总事务部、不管部等职能，在高校教学科研管理工作中发挥着机构中枢的作用。随着高等教育体制改革的逐步深化，高校事业的不断发展，高校办公室职能不断增加，任务愈加繁重。与其他的职能部门相比，办公室工作性质和内容具有特殊性，既是为领导科学决策提供依据的参谋部，是高校决策层的智囊，又是各项决策贯彻落实情况的“总督查”；既是高校决策层和执行层的中间枢纽，又是高校面向社会的“窗口”，发挥着承上启下、内联外引的功能。它是其他任何一个部门都不能替代和比拟的。
多年来，高校办公室认真贯彻党和国家的教育方针、法律法规，贯彻学校领导指示，谋划大局，服务大局，为高等教育事业发展贡献力量。在制定学校中长期发展规划和年度工作要点、深化内部管理体制改革、做出重大决策部署、健全制度体系等方面提出参谋建议，为领导决策服务；积极参与学校改革、教学评估、学科建设、学术创新、师资建设等方案的制定和组织实施，总结经验，探索规律，推进管理的规范化制度化，为提高学校的整体管理水平全力以赴。高校办公室工作对高校的发展壮大，对丰富中国特色的高等教育，加快特色鲜明的现代大学建设发挥了不可替代的作用。
当前，无论从国家科教兴国战略和大力发展高等教育的实施，还是从各个省市对产、学、研发展的重视，都为高等教育的发展提供了难得的历史机遇。紧紧抓住和用好这一重要战略机遇期，把高校建设推进到一个新的发展阶段，是高校每一位教育工作者义不容辞的责任和使命。在新形势下，高校办公室应继续努力发挥自身在大学发展建设中的重要作用，挖掘和提升潜力，勤于思考、勇于创新，扩大视野、找准定位，切实加强自身建设，努力增强“五种意识”。
一是学理研究意识。高校办公室作为高校的一个管理机构，不同于党政机关、企事业单位、社会团体的办公室，有其自身特性，遵循一般管理活动规律，同时又具有自身发展的独特规律。高校办公室人员要学会运用现代管理理论成果，加强对办公室定位、性质、特点、地位作用、运行机制的研究，在理顺办公室管理体制、转变职能、明确目标、创新管理理念、明晰管理过程、明确办公室人员职业要求等方面开展深入的理论研究，发挥自身的创造力和抽象思维能力，借助快速发展的网络技术和信息技术，从高校办公室工作理论化的高度，探索出高校办公室的自身规律，提出适用于高校办公室管理的遵循原则，探索高校办公室管理优化模式，完善高校办公室工作的理论架构，发挥对工作实践的指导意义。
二是工作创新意识。随着改革开放以来我国经济社会的变化和高等教育事业长足发展，高校发展的内外部环境也发生了巨大的变化。办公室工作内容和业务范围也不断丰富和拓宽。面对不断涌现的新情况和遇到的新问题，依照过去的工作经验、陈旧的工作习惯和没有及时更新的工作程序范式，显然不能很好地实现高校办公室应有的工作责任，也不能满足校领导和师生员工对办公室工作的新要求。办公室应该认清形势，适应形势，跟上形势发展，站在全局高度，解放思想，开拓创新，转变观念思路，创新方法措施，寻求解决新问题的新途径。从学校事业发展的大局出发，在科学发展观的指导下， 改变传统的思想观念和思维方式， 敢于突破陈规陋习，创造性地开展工作。增强信息意识，及时搜集掌握各个方面、各种类型的事关学校发展的新政策、新信息。把握校领导决策意图，明了重要工作的安排和部署，做到超前思考，增强工作的计划性和预见性。把被动工作转变为主动工作，紧密围绕学校各个时期的中心工作，为领导抓大事、抓实事当好参谋助手。
三是方法探究意识。高校办公室应重视建章立制，健全工作规范，建立岗位目标，科学划分任务、明确岗位职责。在此基础上，应科学确定办公室的编制，按智力性和事务性岗位的不同要求配备不同人才。还应加强办公手段建设，广泛运用现代信息技术、办公自动化技术，转变手工方式为借助于现代技术的信息化方式，实现无纸化办公，把办公室人员从繁重的信息收集、公文处理、数据统计等工作中解脱出来，提高工作效率。有条件的高校，还应发挥自身的智力优势和技术水平，加强办公自动化系统的二次开发，以先进的现代化手段，形成跨越时空的良性运行的办公网络，实现随地随时为领导决策办公服务，大幅度提高工作效率。
四是绩效分析意识。高校的快速发展导致办公室管理工作内容日益繁杂，为了提高工作效率，使各项工作井然有序，就必须实行有效的目标管理，在层层分解和展开办公室目标过程中，使办公室人员奋斗目标明晰明确，办公室工作目标合理有序，从而发挥办公室统一而有力的整体功能，增强办公室工作人员的主动性、积极性和创造性。同时，应对高校办公室进行评定检查，主要查看在一段期限内所完成的工作数量、质量和效率，提高绩效，用最少的成本和最少的时间高效地完成各项业务。
五是特色追求意识。每一所大学都因为办学思想、培养目标和校园精神氛围的不同，而形成大学独有的特色，特色成为大学的灵魂所在。大学的特色也孕育了办公室的特色，在历史的积淀中，学校的发展过程、办学理念也赋予了办公室文化丰富的内涵，不同类型高校办公室形成了迥异的风格和独特的文化追求。面对日新月异的高校新发展，办公室工作更应强化创新意识，体现时代性，富于创造性，敢于突破常规，克服工作的惯性，不断标新立异、彰显特色，善于凝练和总结，坚持追求特色之路，为办公室工作创造空间。
面对新形势、新任务、新要求，在增强“五种意识”的基础上，高校办公室应有一种危机感和责任感，由被动服务向主动服务转变，积极拓展服务范围，努力做好“八个服务”。
一是为上级服务。办公室的职能决定了他是单位的信息库，办公室要积极主动向上级汇报情况，提供本单位的信息动态。立足为高等教育事业发展大局服务，不断提高对为上级服务的认识，不断改进工作方式方法，主动出击，全程跟踪，探索出在新形势下做好服务工作的新途径，为上级领导决策提供及时可靠的信息，为学校争取更多办学资源。
二是为本校领导服务。办公室是领导决策的参谋部，领导决策很大程度上依赖于办公室的参谋工作是否做好，是否充分发挥到位。办公室要发挥好总参谋长作用，做好调查研究工作至关重要，应围绕学校目标，紧盯目标，密切关注经济和社会发展的趋势，关注教育改革的最新动态，研究国家有关教育方面的最新重要信息，关注兄弟院校的发展情况，还要深入教学、科研第一线掌握第一手资料。同时，应加强对信息资料的研究、分析，提出决策方案或建议供领导参考。对已经做出的决策，开展督查，了解落实情况，及时反馈。参谋作用是办公室的首要职责，但要做到出谋而不决策，参与而不干预。
三是为基层服务。办公室应与其他部门、单位紧密联系，认真做好上情下达，下情上报的工作。在协助基层各单位贯彻落实好各项决策的同时，及时了解基层的新情况，发现新问题，把握新动向，及时向领导传递信息，切实当好领导的总调度长，促使全校上下围绕中心，促使全校统一认清发展方向，共同协力推进学校建设。
四是为社会服务。充分发挥办公室的“窗口”作用，面向社会开展“外交”。公共关系工作是办公室对外开展联系的重要工作。办公室要有公关意识。在与社会各界发生联系时，都应有主动公关的意识，塑造学校良好的公众形象，维护学校利益，宣传学校的教学科研成就、特色和办学理念，让外界公众了解学校，知晓学校，提高学校的知名度和美誉度，增进学校与社会各界的联系，为高校的发展营造良好的外部环境。
五是为师生服务。办公室要为广大师生服务，诚心诚意办实事，尽心尽力解难题。办公室工作人员要树立全心全意为广大师生服务的思想，带着对师生员工的深厚感情做好服务工作，做到待人接物文明、礼貌、热情、主动。对于来办事的师生，属于权限之内能解决的事尽快办理， 不能办理的事情要说明原由并及时汇报，领导作出指示的，应及时向师生传达校领导的指示或处理意见，让师生满意。
六是为校友服务。校友是学校不可多得的宝贵资源和财富。高校办公室要充分发挥自身优势，协助校友会工作，不断加强校友之间、校友和母校之间的联系，凝聚全体海内外校友的力量，充分开发校友这一宝贵的人力资源，扩大学校影响，提升形象，为学校的发展提供更多机会。
七是为家长服务。办公室应积极主动向家长介绍学校教学、科研、管理工作，传递家长们关心的专业特色、发展前景、招生就业政策等方面的信息，向学生、家长和社会展示大学教学能力和管理水平，提高服务意识，营造和家长的和谐关系，形成合力，共同培养好大学生。
八是为兄弟院校服务。高校的快速发展对加强高校间的横向交流提出了新的要求，各地、各类院校之间、部属院校与地方院校之间，都需要进行相互交流，保持密切联系，开展合作，这对促进办公室工作和学校发展都将发挥积极的促进作用。办公室要善于安排好各种交流活动，尽心尽力为兄弟院校来访做好协调安排，在座谈、调研、交通、食宿等方面给予最大的帮助，促进学校和兄弟院校间教学科研管理交流沟通工作的顺利开展，同时，及时了解和汲取校外的有益经验和做法，拓宽视野，广开思路。
参考文献：
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[2]高建伟，华玉武.做好高校办公室工作的“三剂方”[J].办公室业务，2012，（4）.
