建设“四型”队伍 做好高校办公室工作
【摘要】高校办公室作为学校的综合管理和协调部门，发挥着承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用，是学校领导的参谋助手，是综合协调和处理学校事务把手、是为学校发展和广大师生员工提供服务的能手。办公室人员队伍的综合素质和业务水平，直接关系到办公室工作的实效性开展。建设一支学习型、创新型、服务型、业务型的办公室队伍，是做好高校办公室工作的重要保障。
【关键词】高校；办公室；队伍建设
高校办公室作为学校的综合管理和协调部门，发挥着承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用，是学校领导的参谋助手，是综合协调和处理学校事务把手、是为学校发展和广大师生员工提供服务的能手。高校办公室队伍建设也必须主动适应高教形势发展和要求，不断加强自身建设，改进和提高服务水平，开创工作新局面。
一、建设一支学习型队伍
我们所处的社会是全民学习、终身学习的学习型社会，是一个以学习求发展的社会。高校办公室是一个永恒的学习型单位，学习是永恒的话题，是改进工作、不断前进的不竭动力。学习，可以使高校办公室干部提高自身的思想政治素质和适应高等教育发展的能力，学习还可以改进办公室工作作风，形成赛场跑马、勤奋刻苦、廉洁自律的氛围。总之，建立学习型办公室，对个人、对师生、对学校，有百利而无一害。
（一）要增强勤奋学习的紧迫感、责任感。加强学习是履行职责能力的迫切需要，尤其是当前高校高校办公室工作涉及面越来越广、领域越来越多、要求越来越高，特别是要对一些关系学校发展和师生利益的综合性课题进行研究，为领导班子决策提供科学性、可操作性强的意见建议，如果没有一定的素质和能力难以胜任。为此，高校办公室工作人员都应在思想上明确学习的重要性及其目的和意义，把学习作为对自身的要求和使命，养成良好的学习习惯，不断增强自身的软实力。
（二）要建立、完善和创新学习机制使高校办公室的学习活动走上科学化、规范化的轨道，使勤于学习、勇创一流成为的自觉行动。高校办公室应定期组织集体学习，把学习作为一种制度，促进每个人制订学习计划，选择研究方向，要与时俱进，不断创新，学政冶理论、学政策法规、学经济知识、学科技知识、学英语知识、学计算机操作技能，定期交流学习心得。非专业技术人员要学一点本校专业技术知识。要促进知识的融会贯通，提高学习研究的针对性，提高理论水平，积累各方面资料，为工作奠定基础。同时，坚持布置学习任务和检查学习结果相结合，坚持学习和使用相结合，坚持倡导学习和强迫学习相结合，坚持精神鼓励和经济奖励相结合，以进一步调动学习的积极性。
（三）要注重学习效果，大兴学以致用之风和理论联系实践之风。要把学到的方法、理念、知识加以应用，付诸实践，把学习的着眼点放在建设高水平大学的实践上，放在对发展中存在的问题的思考上，把所学的知识运用到解决问题、开展工作、提高水平中，在实践中检验学习效果，在工作中体现学习效果。凡是领导工作需要的知识，高校办公室人员必须学习和掌握，凡是领导工作涉及的领域，高校办公室人员必须懂得和了解。既要术业专攻，成为专家，又要博闻广识，成为杂家。
通过学习，提高透过表象，把握内涵，析出本质，探索规律的能力，更好地为领导提供参谋服务。通过勤奋刻苦的学习，逐步达到“提笔能写、张口能说、有事能干、无事能思”的水平。要通过学习，努力在高校办公室营造一种“争创学习型办公室，学习型文秘人员”的氛围，提高办公室队伍的综合素质。
二、建设一支创新型队伍
建设创新型国家是事关社会主义现代化建设全局的重大战略决策，也就是要把增强自主创新能力作为国家战略，贯穿到现代化建设各个方面，激发全民族创新精神。随着改革开放不断深入，高等教育的不断发展，许多新东西等待我们去学习、去探索、去实践，许多新问题等待我们去回答、去解决，适应形势，以新的要求建立一支具有创新意识的高素质高校办公室队伍是时代对我们提出的更高要求。
（一）要创新工作思路。用心工作发挥个人才智，努力使自己的参谋和点子成为领导工作中所需的“及时雨”、“雪中炭”，要抓住学校党委的中心工作和发展重点，“参”在点子上、“谋”在关键处，认真研究改革发展中出现的新形势、新情况、新问题，积极探讨加快发展的新思路、新途径、新方法，主动为领导决策献计献策，增强工作的主动性、超前性和实效性。做到上报信息有质量，搞调研有功夫，提建议有价值，拟文稿有创意，从而强化高校办公室作为领导“外脑”和“智囊团”功能，当好参谋助手。
（二）要创新工作方式。信息化技术的长足进步，为高校办公室提高工作效率提供了有利的外部条件。高校办公室人员要充分运用信息化手段创新工作方式，广泛使用办公 OA，站在信息时代的前沿，提升办公室信息化水平。加强数字化环境建设、加强办公室人员运用信息技术工具的能力建设、加强信息化改造的工作机制建设。充分发挥信息化“倍增器”、“转换器”和“助推器”作用，抢占“信息时代”的发展制高点。
（三）综合协调要有新手段。高校办公室起着沟通上下，联系左右，协调内外的纽带作用，担负着十分繁重的协调任务，必须在综合协调上不断创新工作方法，学会“十个手指头弹钢琴”。在协调和处理政务、事务时，要采取平等的形式，磋商的语调进行协调。对师生员工和家长来信来访和反映的实际困难问题，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决，并举一反三，形成长效机制。要科学合理地安排领导公务活动，要坚持从严掌握、统筹兼顾、计划安排、突出重点、注重实效的原则，提出每天、每周、每月的工作活动安排及建议，要在一些原则问题上严格把关，确保领导同志从文山会海和应酬性活动中解脱出来，有足够的精力谋大事、抓大事、干实事。办公室决不可以满足于现状，只有各类工作中不断创新，才能在不断把工作推向前进，才能建立一支综合素质与工作任务相适应，工作能力与领导要求相适应的队伍，才能出色地完成领导交办的各项任务。
三、建设一支服务型队伍
高校办公室综合服务能力的强弱，不仅是高校办公室队伍自身基本素质和水平的集中反映，而且影响到学校党委各项工作的正常运行。提高服务能力，建设一支服务型的工作队伍，是当前高校高校办公室应着力研究和解决的重大课题。
（一）要变“被动服务”为“主动服务”，做到服务靠前。高校办公室的日常工作中大部分都是领导班子交办的事情，必须按照领导班子的意图，在领导授权范围内开展工作。这就决定了高校办公室工作较强的从属性、被动性，从而也导致服务往往主动的少、被动的多。变被动服务为主动服务，就要增强主动靠前意识，在日常工作中主动向领导班子提供信息、反馈情况，积极为领导班子出谋划策，充分发挥参谋助手作用；变被动服务为主动服务，就要在履行职责、办理领导交办事项时，善于把握上级精神与本校工作的最佳结合点和切入点，既要按照上级领导意图开展工作，又要充分发挥本校的积极性、创造性，促进服务工作高效优质；变被动服务为主动服务，就要努力提高政策水平、认知能力和工作能力，适应工作的快节奏，主动探索高等教育规律，正确预测发展趋势，牢牢掌握工作的主动权，切实增强服务的超前性和预见性。
（二）要变“小服务”为“大服务”，拓宽服务视野。随着高校与政府和社会等外界群体之间合作与交流关系的日益密切，高校高校办公室的工作内涵和外延也在不断地拓展。高校高校办公室的服务要变“小服务”为“大服务”，积极拓宽服务视野和领域，既要面向校内群体，服务好学校领导班子和师生员工,促进学校发展；更要面向校外各界群体，努力搭建学校与外界之间沟通交流的平台，为学校发展营造良好的外部环境。变“小服务”为“大服务”，就需要高校高校办公室在服务学校发展的基础上，积极主动地“走出去”，为上级部门、旌献髌笠涤胗押眯值茉盒！⑽愦蠛Ｄ谕庑Ｓ逊梦瘢忧亢献鳌⒔涣鳎芮醒Ｓ氲痴棵拧⑵笠怠⒃盒！⑿Ｓ阎涞慕涣髌搪反钋牛饨缰С盅７⒄挂约靶值茉盒Ｖ涞南嗷グ锓觯煲桓隽己玫姆瘴А⒋蛟煲桓黾崾档钠教ā?/SPAN>
（三）要变“表层服务”为“深度服务”，提升服务层次。随着高校内部管理体制和运行机制的不断规范和完善，广大教职员工参与学校管理、奉献学校发展的主动性积极性不断增强，高校办公室要进一步在提高服务层次、突出服务重点、创新服务方式上进行了一些探索。一方面，要牢固树立参谋助手意识，想领导之所想，谋领导之所谋，急领导之所急，超前考虑问题，大胆谏言献策，切实增强服务的主动性、积极性、创造性。要广泛了解上级和同行的情况，多方收集整理各部门的意见，梳理出有价值的信息，及时反馈，确保领导决策的科学性和针对性。要在“细”字上做文章，在“实”字上下工夫。细节决定成败。
四、建设一支业务型队伍
高校办公室工作条线多、事务杂，涉及的工作领域和业务内容比较宽泛，需要协调和处理关系比较复杂，可以说是学校的第一窗口，必须注重提高每个人的综合业务能力，力争“一岗多能”。
（一）要增强语言和文字表达能力。高校办公室各类文字材料是学校党委实施组织领导、沟通各方情况、指导全局工作的重要手段，不仅直接体现高校办公室的工作水平，而且直接反映了学校领导班子的意志和主张，是高校办公室发挥参谋助手作用的重要方面。作为高校办公室人员，要能写出有见地、有内容、有条理、有事例、有文采的高水平的公务文书，还要能写出有情况、有分析、有建议、有深度的调查报告和理论文章。“勤能补拙是良训，一份辛苦一份才”，要做到这一点，就必须笔耕不辍，打牢基础。另外，还要锻炼语言表达能力。语言是一个人素质和才能最直接、最现实的综合体现。高校办公室的特殊地位决定其成员要讲究语言艺术，做到语言简洁明了，表述准确达意，能够将领导意图和上级要求准确及时贯彻落实下去。
（二）要强化内引外联能力。加强内引外联能力是高校办公室人员做好辅助领导决策和协调日常事务的必备条件。首先要做好日常工作的协调，充分发挥办公室“总调度”和“中转站”的作用，及时处理好日常计划、信息和会务协调等工作。其次要做好各种关系的协调，包括领导关系、对内关系和对外关系的协调，找准自己的位置，扮演恰当的角色，做到协调有度，发挥好“润滑剂”作用。
（三）要增强督办落实能力。督办工作是高校办公室的一项重要工作。做好督办工作既是一个学校管理水平的体现，也是推动学校各项事业顺利开展的重要保障。高校办公室要义不容辞地承担起督查督办、狠抓落实的责任，本着对广大师生员工高度负责的态度，认真抓好督查督办工作。增强督办落实能力，要坚持实事求是的工作原则，对决策的贯彻落实进展情况，做出正确的分析判断，做到真实旃邸⒈毖浴⑷缡捣从常灰岢稚钊肴褐诘墓ぷ髯鞣纾莆照媸登榭觯从呈ι惫さ恼媸狄庠福灰岢治袷登笫档墓ぷ魈龋诼涫瞪舷鹿Ψ颍诼涫瞪霞尚В灰⒖蒲У墓ぷ骰疲艚糇プ×⑾睢⒓觳椤⒈ǜ嫒龌方诮⒖蒲А⒂行У墓ぷ髦贫龋苟讲槎桨旃ぷ鞴娣痘⒅贫然?/SPAN>
高校高校办公室是学校对外的“窗口”和“门面”，位置特殊，任务繁重。随着高校改革与发展的不断深入 , 高校高校办公室肩负的任务将更加艰巨 , 工作的内涵和外延也将不断扩充，打造一支学习型、创新型、服务型、业务型的人员队伍，才能在推动学校事业发展、服务中心工作上有所作为。（上接第 97 页）档案管理办法》等法规及教育部颁布的“国家示范性骨干高职院校建设计划单位”的总体目标,结合我院实际情况制定并完善教学档案管理工作的各项规章制度,并确定教学档案管理人员及其职责范围,使教学档案管理人员树立起强烈的责任心、进取心,做到教学档案管理与教学工作同步进行。要实行“三纳入”、“四同步”即纳入教学计划、规划及教学管理,纳入各级管理人员岗位责任制,纳入考核教学质量和水平条件之一。下达教学任务与指出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累同步;评审、鉴定教学质量、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。只有这样,才能使教学档案的归档系统、完整,让其价值得以实现。
（三）树立以人为本的科学理念，加强教学档案队伍建设。坚持以人为本是科学发展观的本质和核心。用科学发展观指导高职院校教学档案管理工作，就要树立以人为本的科学发展理念。从当前形势来看, 拥有一支既懂档案知识, 又懂教学管理,并能运用现代化手段的教学档案管理队伍是做好教学档案管理工作的关键。高职院校应当配备专职的教学档案管理人员,并对其进行档案专业知识的系统培训,使他们掌握档案工作的基本知识和专业技能;加强对现有档案人员计算机和网络技术知识培训。同时,档案工作者在实践中要解放思想、实事求是、与时俱进,采取科学先进的交流学习方式,定期或不定期的对教学档案管理人员进行业务指导和帮助,不断提高他们的业务水平学校档案管理工作是一项政策性、思想性、业务性都很强的工作, 对其管理人员的素质要求水准较高, 因此, 对教学档案兼职档案人员的选拔要从政治思想,管理能力,科研能力和掌握现代化管理工具等多方面考虑, 尽量挑选那些政治素质好,热爱档案工作,具备一定的教学和教学管理经验, 善于钻研业务,有一定材料组织或编辑能力的复合型人才来从事这项工作。同时要注意引进档案管理专业人才，尽量使用经受过专业档案管理培训的业内人士管理档案，对于现存的非管理专业出身的管理人员，应当经常组织培训，提高他们的理论修养及实践操作能力，同时对其进行思想道德教育，转变他们的传统管理意识及理念，使他们可以并且勇于采用新技术，从而能够面对档案管理工作的挑战。高职院校教学档案事业改革发展水平如何取决于教学档案工作队伍的状况。因此，我们要充分开发和利用教学档案工作人力资源，调动他们的积极性和创造性，关心他们的进步成长，为把教学档案事业推向前进奠定坚实基础。
（四）加强教学档案的整体服务水平，提高教学档案利用率。充分利用教学档案资源，发挥其在“国家示范性骨干高职院校建设计划单位”中的作用，首先要在做好档案管理的各项基础性工作的前提下，加大对档案管理的宣传工作，增强全校师生员工的档案意识和对档案内在价值的认识，要让师生员工认识到在教学活动及教学管理中所形成的档案材料是学院的宝贵财富。档案工作者也可以利用一切机会, 宣传馆藏档案信息, 使不同学科的研究者了解档案的已有信息,并及时为他们的学术研究提供查找帮助,使他们能不断发现有价值的学术研究信息,从而使得利用高校教务档案进行学术研究的工作不断得到加强和发展。教学档案管理工作是一项基础性的工作，是保证高职院校教学工作顺利进行的重要环节，也是评价教学质量的重要依据。只有加强认识，规范管理，才能在“国家示范性骨干高职院校建设计划单位”中发挥应有的作用，教学档案才能物尽其用，才能在职业技术学院教学改革和教学发展中发挥应有的作用，保证教学工作的顺利进行。
